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Você sabe como organizar documentos? Aprenda aqui!

Quem nunca se viu perdido em meio a uma pilha de papéis sobre a mesa? Ou mesmo tentou procurar um determinado documento importante e levou horas para encontrar ou até mesmo não achou? Gavetas e arquivos abarrotados de recibos de compras, notas fiscais, extratos bancários, contas antigas, enfim, tudo misturado.

Organizar documentos é uma das melhores maneiras de evitar acúmulo e sobrecarga de trabalho. Muito além da qualidade no trabalho e de questões ligadas a produtividade, manter os documentos organizados possibilita um controle eficiente de prazos, pagamentos e ajuda a empresa a não pagar multas.

Pensando nisso, vamos lhe ajudar a organizar documentos de forma eficiente e, assim, tornar o dia a dia mais produtivo. Acompanhe!

Separe os documentos importantes

O primeiro passo para organizar documentos de forma eficiente é começar a separá-los. Se a gestão de documentos for feita de qualquer jeito, sem um critério específico de armazenamento, a cada nova procura o problema continuará se repetindo.

Reúna toda a papelada e separe documentos antigos dos atuais, boletos que já foram pagos daqueles que estão para vencer, garantias estendidas, contratos, notas fiscais e tantos outros que precisam ser guardados e arquivados, ou delegados a alguém ou mesmo que podem ser descartados.

Porém fique de olho nas informações que não podem ser jogadas fora, já que a legislação exige que sejam guardados por um período mínimo de 5 anos, como por exemplo comprovante de Imposto de Renda Pessoa Física (IRPF), notas fiscais e demais comprovantes de luz, água e telefone.

Ao fazer esse processo com atenção, muitos papéis podem ser descartados e sua tarefa de organizar documentos se torna muito mais fácil de ser realizada.

Organize os documentos por categorias

Após fazer a separação do que deve efetivamente ser gerido, é hora de começar o processo de organização. Essa é uma etapa para fazer o modelo a ser seguido para divisão e armazenamento da papelada.

A organização dos documentos deve prezar sempre por uma maneira de fácil busca e manuseio no dia a dia. Seja por temas, datas, clientes ou qualquer outro modelo de sua preferência, busque sempre aquele que melhor se adéque aos seus costumes — afinal, o objetivo principal é

Alguns exemplos podem ajudá-lo a entender melhor como fazer isso:

Documentos impressos

Empresas modernas estão reduzindo ou mesmo eliminando de vez o uso de papéis para organizar o dia a dia, já que a maioria das informações produzidas passam a ser emitidas e transmitidas virtualmente.

Contudo, alguns documentos — como recibos, notas fiscais impressas e demais peças originais — ainda precisam ser guardados. Por isso, reserve uma gaveta ou uma pasta suspensa para cada “tipo” de documento. Podendo categorizar por data, cliente, tipo de transação, ou como preferir.

E-mail

A regra básica para manter uma caixa de entrada de e-mail sempre organizada é responder o mais rápido possível uma mensagem. Os anexos e conversas importantes devem ser arquivados dentro do próprio serviço de e-mail, que também permite criar categorias ou subcategorias para uma organização mais eficiente.

As plataformas atuais ainda contam com ferramentas de cores e marcações para que o controle se dê de forma mais clara e objetiva.

No computador

Embora a maioria das empresas esteja adotando o armazenamento de documentos em nuvem — uma das opções mais seguras —, determinadas informações ainda são salvas no disco rígido, seja porque tais documentos vêm anexos no e-mail ou mesmo que necessitam de um programa específico para leitura.

E a regra é a mesma: as pastas devem ser nomeadas e categorizadas de acordo com os documentos que estão sendo inseridos, o que torna a procura mais fácil e possibilita que outras pessoas possam encontrar.

Reserve um espaço para armazenamento físico

Apesar da tendência atual ser a digitalização e virtualização de peças, muitas vezes organizar documentos envolve a manutenção de material impresso — que muitas vezes não pode ser digitalizado. Um erro comum entre as pessoas é focar exclusivamente no ambiente tecnológico e esquecer de criar um espaço para guardar folhas e informações importantes, o que acaba gerando, outra vez, a falta de controle de dados.

Por isso, reserve um espaço para o armazenamento físico: seja um cômodo, um armário ou uma gaveta, é fundamental que haja um local em que você possa concentrar toda essa papelada que precisa da versão impressa. Assim, sempre que necessário, você poderá recorrer a esse lugar para buscar dados importantes — que não estarão mais espalhados.

Assim, você consegue otimizar a guarda, convergindo todos os dados em um local exclusivo para isso, melhorando o uso do tempo e diminuindo a chance de perda de documentos.

Saiba o que priorizar

Depois que você separou os documentos, categorizou em pastas e dividiu cada arquivo com suas respetivas finalidades, fica mais fácil saber o que priorizar.

Procure deixar as pastas ou arquivos do computador que contenham documentos mensais em um lugar de fácil acesso. Assim não terá problema em encontrar determinada documentação quando precisar conferir um determinado valor ou prazo de pagamento. Documentos fiscais ou outros arquivos importantes devem ser mantidos em locais mais restritos, onde o acesso seja limitado apenas a pessoas específicas.

Crie um índice para pesquisas

O objetivo é organizar documentos, então por que não criar uma forma de acessá-los de forma inteligente? A criação de um índice é uma ótima solução e pode ser aplicada tanto na guarda física como na virtual. Este modelo de gestão envolve cada vez mais informações. Então, se você seguiu à risca a categorização feita nos passos anteriores, a criação de uma relação de buscas será uma tarefa fácil e com ótimos resultados.

A ideia é básica: precisou de algum documento em específico? Procure pelo tema, pessoa, datas ou qualquer categoria no índice e encontre lá o direcionamento correto para encontrar as informações buscadas. Ao categorizar, você pode ter mais organização e, ao aliar isso com mecanismos de busca, é possível economizar tempo e melhorar o serviço.

Proteja a integridade das informações

Sejam físicas ou virtuais, as informações guardadas devem ser protegidas para evitar a perda de dados. Imagine que guardar documentos em um ambiente úmido e com infiltrações pode custar a integridade dessas notas e acabar perdendo o objetivo principal — que é armazenar de forma inteligente para prolongar o tempo útil desses papéis.

Da mesma maneira, arquivos eletrônicos estão sujeitos a corromperem, pois máquinas podem ter um conflito de sistema ou algum outro problema e perder tudo o que foi armazenado virtualmente. Portanto, o ideal é ter sempre cópias de segurança e backups, prezando também pelo local em que é feita a guarda de dados.

Confira sempre o ambiente escolhido tendo em mente que problemas podem acontecer. Por isso, preocupe-se com a infraestrutura do espaço e tenha garantias — como cópias de segurança — para o caso de eventualidades acontecerem.

Automatize a organização dos documentos

A maneira mais segura e que oferece maior praticidade e agilidade à gestão de documentos é a adoção de ferramentas tecnológicas que levem a organizar documentos de forma eficiente e em nuvem.

Assim, é possível categorizar pastas as pastas e mantê-las sempre atualizadas, garantindo que nenhum documento seja extraviado ou perdido. Além disso, a busca se torna muito mais fácil com este tipo de armazenamento.

Notas fiscais, certificado de garantia, comprovantes de pagamentos, entre tantos outros documentos ficam armazenados digitalmente e disponíveis para consulta a qualquer hora, lugar e de qualquer dispositivo.

Gostou deste artigo? Acha que as dicas podem lhe ajudar a melhorar a gestão dos documentos do dia a dia? Pretende aplicá-las em sua rotina? Nós podemos ter a solução que você precisa! Entre em contato conosco e conheça mais sobre nossos serviços!

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3 Comentários
  • […] ser assim, é essencial destinar um tempo entre uma tarefa e outra para organizar esses documentos. Algumas pessoas optam por separá-los em pastas, outras preferem ter um arquivo […]

  • Jonas jan 11,2017 at 2017-01-11T18:42:45+00:000000004531201701

    Otimo material, dicas importantes para que possamos melhorar e ter mais tempo no nosso dia a dia.

    • Novoto jan 22,2017 at 2017-01-22T13:14:24+00:000000002431201701

      Obrigado pelo comentário, se quiser sugerir algum tópico para postarmos aqui, nos avise.
      Abs,

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